In der heutigen Zeit sind Hochschulen weit mehr als nur Bildungseinrichtungen. Sie verstehen sich zunehmend als integraler Bestandteil der Gesellschaft, was mit vielschichtigen Erwartungen und Aufgaben einhergeht. Diese reichen von der Öffentlichkeitsarbeit über Alumni-Management und Career-Services bis hin zu Events, Mentoring und Fundraising.
Trotz der langfristigen Ziele, die in den Planungen der Spitzengremien festgehalten werden, sind viele Hochschulen im Alltag wenig hierarchisch organisiert und agieren häufig individuell und sprichwörtlich unkoordiniert. Ein Customer Relationship Management (CRM) System kann hier Abhilfe schaffen, indem es einerseits die dezentrale Organisationsstruktur beibehält und andererseits die Kommunikationskraft der Hochschule bündelt. (Customer ist dabei im übertragenen Sinne zu verstehen. Gemeint sind interne und externe Zielgruppen und Stakeholder der Hochschule/Universität).
Gründe und Vorteile von CRM Systemen für Hochschulen
- Hochschulweiter Datenbestand
Ein zentraler Datenbestand minimiert Dubletten und ermöglicht spezifische Sichtrechtseinschränkungen für bestimmte Nutzergruppen im CRM-System. - Kommunikationshistorien
Das Festhalten von Kommunikationshistorien in Firmen- und Personenakten unterstützt eine zielgerichtete und persönliche Ansprache. Das führen von Kommunikationshistorien ist insbesondere in den Prozessen und Projekten nützlich, bei denen lange Zeiträume abgedeckt werden und verschiedene Ansprechpartner im Verlauf benötigt werden. - Integration neuer Einheiten
CRM-Systeme erleichtern die Integration weiterer zentraler oder dezentraler Einheiten in die Hochschulstrukturen. - DSGVO-Konformität
Der Abbau von ungeschützten Excel-Tabellen und die Einführung eines sicheren Speicherorts für Daten tragen zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung bei. - Aktualität der Daten
CRM-Systeme gewährleisten, dass Daten stets aktuell gehalten werden, was die Grundlage für effektive Kommunikation und Planung bildet. - Integration von Alumni
Die Möglichkeit, Alumni direkt im System zu integrieren, fördert den Aufbau und die Pflege eines starken Netzwerks ehemaliger Studierender. - Anbindung von Drittsystemen
Die Anbindung an Drittsysteme wie Identity Management oder Campus Management Systeme erhöht die Effizienz und Vernetzung innerhalb der Hochschule. - Selektionsvielfalt
Eine kombinierbare Selektionsvielfalt ermöglicht die Erstellung hochwertiger Ziellisten für spezifische Kommunikationsmaßnahmen. - E-Marketing und Magazinversand
Die Anbindung an E-Marketing-Tools und der Versand von Magazinen mit automatischem Eintrag in die Kommunikationshistorie optimieren das Marketing. - Transparenz und Koordination
Ein CRM-System fördert die Transparenz innerhalb der Hochschule und ermöglichen eine effektive Koordination über Abteilungsgrenzen hinweg. - Vermeidung von Mehrfachansprachen
Durch die zentrale Erfassung von Kommunikationsmaßnahmen können Doppelansprachen vermieden werden, was die Effizienz steigert und das Image der Hochschule schützt.
Integration und Datenmanagement
Die Einführung eines CRM-Systems ist ein strategischer Schritt, um die zahlreichen Herausforderungen, mit denen moderne Hochschulen konfrontiert sind, zu bewältigen. Ein zentraler Aspekt ist das Datenmanagement. In vielen Hochschulen sind Daten über Studierende, Alumni, Partnerunternehmen und andere Stakeholder über verschiedene Systeme und Tabellen verteilt. Dies führt oft zu ineffizienten Arbeitsabläufen, Dateninkonsistenzen und Sicherheitsrisiken. CRM-Systeme konsolidieren diese Informationen in einer zentralen Datenbank, reduzieren Redundanzen und verbessern die Datenqualität.
Kommunikationsstrategien
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Kommunikation. Hochschulen kommunizieren mit einer Vielzahl von Zielgruppen, darunter potenzielle und aktuelle Studierende, Alumni, Unternehmen und die breite Öffentlichkeit. Ein CRM-System ermöglicht die Segmentierung dieser Zielgruppen und die Anpassung der Kommunikationsstrategien, um relevante Nachrichten zu übermitteln. Dies verbessert nicht nur die Wirksamkeit der Kommunikation, sondern stärkt auch die Beziehungen zu den verschiedenen Stakeholdern.
Effizienzsteigerung und strategische Planung
CRM-Systeme tragen auch zur Effizienzsteigerung bei, indem sie manuelle Prozesse durch automatisierte Abläufe ersetzen. Dies befreit das Personal von routinemäßigen Verwaltungsaufgaben und ermöglicht es ihnen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Zudem bieten CRM-Systeme wertvolle Einblicke und Analysen, die die strategische Planung und Entscheidungsfindung unterstützen.
Fazit
Die Implementierung eines CRM-Systems in einer Hochschule ist weit mehr als eine technische Aufrüstung; es ist eine strategische Entscheidung, die tiefgreifende Auswirkungen auf die Art und Weise hat, wie Hochschulen mit ihren Stakeholdern interagieren. Durch die Verbesserung der Datenverwaltung, die Optimierung der Kommunikationsstrategien und die Steigerung der Effizienz bietet ein CRM-System eine solide Grundlage für Hochschulen, um ihre Ziele in einer zunehmend vernetzten und datengesteuerten Welt zu erreichen. Indem sie die Beziehungen zu Studierenden, Alumni, Partnern und der breiten Öffentlichkeit stärken, können Hochschulen letztlich ihre Mittelversorgung sichern und ihre Reputation kontinuierlich verbessern.
FAQ: CRM-Systeme in Hochschulen
Warum ist ein CRM-System eine wichtige Ergänzung zum Verwaltungssystemen für eine Hochschule?
Während Hochschul-Verwaltungssysteme unerlässlich für die Abwicklung interner Betriebsabläufe und die Verwaltung von Studierendendaten ausgelegt sind, füllen CRM-Systeme eine entscheidende Lücke in der Kommunikationsstrategie einer Hochschule. Verwaltungssysteme sind in der Regel darauf ausgelegt, interne Prozesse zu optimieren und administrative Aufgaben zu unterstützen. Sie bieten jedoch oft nicht die notwendigen Werkzeuge und Funktionen, um effektive Beziehungen zu externen Stakeholdern wie Alumni, potenziellen Studierenden, Partnern und der breiteren Öffentlichkeit aufzubauen und zu pflegen. CRM-Systeme erweitern die Fähigkeiten der Hochschule, indem sie eine Plattform bieten, die speziell für die Verwaltung dieser externen Beziehungen konzipiert ist. Sie ermöglichen eine zielgerichtete Kommunikation, verbessern die Stakeholder-Engagement und tragen so maßgeblich zum langfristigen Erfolg und zur Steigerung der Reputation der Hochschule bei. Durch die Ergänzung traditioneller Verwaltungssysteme mit einem CRM-System können Hochschulen eine ganzheitliche Sicht auf ihre Beziehungen zu allen Interessengruppen erhalten und diese effektiver gestalten.
Wie können CRM-Systeme zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beitragen?
CRM-Systeme helfen Hochschulen, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, indem sie Funktionen wie Zugriffskontrollen, Datensicherheit und Protokollierung von Datenverarbeitungsaktivitäten bieten. Sie ermöglichen eine transparente Verwaltung personenbezogener Daten und unterstützen die Einrichtung von Prozessen für die Datenerfassung, -speicherung und -löschung im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen. Einer der wichtigsten Aspekte der Einführung von CRM-Systemen ist die Tilgung etlicher im Hause umherschwirrender Excel-Tabellen. Diese führen nicht nur immer wieder zu Kommunikationspannen, weil beispielsweise eine veraltete Datei für ein Mailing verwendet wurde, sondern sie sind auch jedem Datenschützer ein Graus, weil praktisch weine Nachvollziehbarkeit geboten ist, wer wann auf die Daten zugegriffen hat, und an wen diese Excel-Tabellen mal eben schnell gesendet wurden.
Kann ein CRM-System die Beziehungen zu Alumni verbessern?
Ja, definitiv. CRM-Systeme ermöglichen es Hochschulen, mit ihren Alumni in Kontakt zu bleiben, sie über Neuigkeiten und Veranstaltungen zu informieren und sie in das Hochschulleben einzubinden. Durch gezielte Kommunikationsstrategien und Alumni-Netzwerkfunktionen stärken CRM-Systeme die Bindung ehemaliger Studierender an ihre Alma Mater und fördern das lebenslange Engagement.
Wie wirkt sich die Einführung eines CRM-Systems auf die interne Kultur einer Hochschule aus?
Die Einführung eines CRM-Systems kann eine Kultur der Zusammenarbeit und der datengesteuerten Entscheidungsfindung fördern. Indem alle Abteilungen Zugang zu gemeinsamen Informationen und Werkzeugen haben, werden Silos abgebaut und die teamübergreifende Koordination verbessert. Dies fördert ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Strategien der Hochschule und unterstützt eine kulturübergreifende Zusammenarbeit.
