Vom Alumni-Newsletter zur Community-App
Blaupause für den erfolgreichen Aufbau eines Alumni-Netzwerkes.
Anfang Juli 2023 ging die Community-App unseres Kunden der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) online.
“Es war Zeit dafür, eine App anzubieten. Wir wollen mit der FAU Community einfach noch einen Schritt näher auf unsere Zielgruppen zugehen.”
kommentiert Imke Zottnick-Linster die Gründe für die App-Entwicklung. Die App ist als Progressive-Web-App (PWA) programmiert und kann sowohl auf Android- als auch auf iOS-Geräten installiert werden. Über den App-typischen Push-Kanal werden Benachrichtigungen aus der Community direkt auf die Kachel auf dem Startbildschirm übertragen.
Dass sich die FAU-Familie nun an einer eigenen App erfreuen kann, ist das Ergebnis eines auf Jahre angelegten Aufbauprozesses. In diesem Artikel beschreibt der Autor die Meilensteine dieser Entwicklung und gibt jeweils Hintergrundinformationen, weshalb die Schritte in dieser Form durchgeführt wurden.
Entwicklungsstufen der FAU Community
Einführung Alumni-Newsletter
Alles begann damit, dass 2014 ein professioneller Alumni-Newsletter aus der Taufe gehoben wurde. Ein professionelles E-Marketing-System half dabei nicht nur bei der Gestaltung der Mailings, sondern sorgte auch dafür, dass Personen personalisiert angeschrieben werden und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden können. Durch das regelmäßige Messen von Öffnungs- und Klickzahlen konnte man früh lernen, welche Inhalte für die Zielgruppe besonders interessant waren und welche Bilder mehr Aufrufe erhielten als andere. Die ersten Newsletter hatten noch Öffnungsraten von rund 30% bei zirka 2.500-3500 Empfängern, während die letzten Newsletter 2023 an weit über 10.000 Personen geschickt wurden und Öffnungsraten von über 50% aufwiesen.
Livestellung der 1. Alumni-Seite mit Registrierung und Suchfunktion auf Basis Buddypress
2015 wurde eine erste Alumni-Netzwerkseite im Web veröffentlicht. Diese machte es angemeldeten Personen möglich, andere im Netzwerk zu finden. Eine erweiterte Suche nach Jahrgängen und Fachbereichen wurde eingeführt. Über ein Anmeldeformular konnten sich Alumni und Freundinnen und Freunde der FAU für das Netzwerk registrieren. Im eingeloggten Bereich waren ausgewählte News der FAU sichtbar. Auf ein Vernetzungsprinzip zwischen den Usern als Kontakte/Freunde oder Follower wurde ebenso verzichtet wie auf die Möglichkeit, dass User eigene Inhalte einstellen können. „Anfangs wollten wir ein „Self-Service-Portal“ für Alumni anbieten, mit dessen Hilfe unsere Netzwerkmitglieder ihre Daten an der FAU selbstständig pflegen konnten. Es war auch schon möglich andere Personen zu suchen, sich Nachrichten zu senden und Aktuelles aus der FAU zu erfahren, das war der Hauptnutzen.“, bestätigt Imke Zottnick-Linster, Alumni-Managerin der FAU.
Die Alumni-Plattform wurde auf der technischen Basis von Buddypress umgesetzt. Buddypress ist ein Community-Plugin für das weltweit verbreitete Content-Management-System WordPress und wurde von Matoma im Rahmen der Projektumsetzung auf die definierten Bedürfnisse hin so programmiert, dass der Softwarekern jederzeit über Updates auf dem Stand der Technik gehalten werden kann. Neben den kontinuierlich zur Verfügung stehenden Updates war für die Wahl von WordPress bzw. Buddypress entscheidend, dass sie als OpenSource-Plattformen keine Lizenzgebühren kosten und regelmäßig Updates der Hauptsysteme bereitgestellt würden.
BuddyPress
BuddyPress ist ein Open-Source-Softwarepaket für soziale Netzwerke. Es handelt sich um ein Plugin, das auf WordPress installiert werden kann, um es in eine Plattform für soziale Netzwerke zu verwandeln. BuddyPress soll es Schulen, Unternehmen, oder anderen Gemeinschaften ermöglichen, ihr eigenes soziales Netzwerk oder Kommunikationstool zu starten.
Über eine API-Verbindung wurden Datensätze mit dem CRM-System abgeglichen, entsprechende API-Aufrufe wurden abgestimmt und von Matoma zur Verfügung gestellt. Die Anbindung an das eingesetzte CRM-System wurde von der FAU-IT übernommen.
Personen, die zwar dem Netzwerk beitreten, aber ihre Datensätze für andere nicht zugänglich machen wollten, konnten das schon während des Registrierungsprozesses einstellen. Wer für andere nicht auffindbar sein wollte, konnte die Suche nach Personen im Alumni-Netzwerk allerdings nicht verwenden. Eine Umstellung der Profilsichbarkeit kann auch heute noch über die Profileigenschaften im Portal durch jeden User selbst durchgeführt werden.
Parallel lief der Newsletter weiter und sorgte dafür, dass sich Personen im Netzwerk einloggten, um die angerissenen Inhalte im Detail zu lesen.
Freundschafts-Funktion
Erst zum Jahresende 2017 wurde schließlich die Funktion eingeführt, dass sich Nutzer der Community untereinander vernetzen können.
Neben redaktionellen Beiträgen, die schon zu Beginn der Online-Plattform für eine inhaltliche Grundausstattung des Online-Portals sorgten, wurde nun noch eine Rubrik „Know How“ ins Leben gerufen. Hier sollten Beiträge nach unterschiedlichen Kategorien vor allem in Bild und Ton eingestellt werden, die den Usern eine Art Wissensbibliothek immer zur Verfügung stehen. Zwischenzeitlich heißt dieser Bereich „Mediathek“ und erfreut sich großer Beliebtheit.
Facelift der Anwendung
Im Jahr 2020 wurde die Anwendung einem gestalterischen Facelift unterzogen. Die Nutzerführung wurde verbessert und die Darstellung der redaktionellen Inhalte sowie der Beiträge der User wurden stark optimiert. Im gleichen Zuge ist die Anwendung für alle Zielgruppen der FAU geöffnet worden. Neben Alumni sind nun auch aktuelle Angehörige der Universität eingeladen die Plattform zu nutzen.
Kleinere funktionelle Erweiterungen, wie z.B. das Taggen von Personen oder das Liken von Beiträgen wurden immer wieder eingeführt und entsprechend an die User kommuniziert.
Fazit
Die Online-Anwendung hat sich über die Jahre so vom Alumni-Newsletter über eine Alumni-Adressdatenbank zu einem zu einem digitalen Treffpunkt für die gesamte FAU-Familie entwickelt.
Regelmäßige Feedbacks aus der Zielgruppe attestieren, dass das Projekt als innovativ und unter kontinuierlicher Entwicklung stehend, wahrgenommen wird. Die nun live geschaltete App mit ihrer Push-Benachrichtigungsfunktion wird die Teilnehmenden noch stärker an ihre FAU binden.
Die Projektverantwortlichen erwarten insbesondere bei jungen Zielgruppen und allen Smartphone-affinen FAU-Angehörigen eine positive Resonanz und somit steigende Nutzerzahlen.
Damit ist die App eine Bestätigung der Ausbaustrategie. „Dieser schrittweise Aufbau war von Beginn an geplant, zu viele schnell hochgezogene und wieder eingestellte Community-Projekte waren uns eine Warnung.
Unser Ziel war, die Teilnehmer auf die Reise mitzunehmen.“, kommentiert Marco Gola GF der Matoma GmbH, die das Projekt umgesetzt hat.
Heute sind rund 13.000 Personen im Netzwerk registriert.
