Nel mondo di oggi, le università sono molto più che semplici istituti di formazione. Si vedono sempre più come parte integrante della società, il che va di pari passo con aspettative e compiti complessi. Questi spaziano dalle relazioni pubbliche, alla gestione degli alumni e ai servizi per la carriera, fino agli eventi, al mentoring e alla raccolta fondi.
Nonostante gli obiettivi a lungo termine definiti nei piani dei comitati di vertice, molte università non sono organizzate gerarchicamente su base quotidiana e spesso agiscono individualmente e in modo letteralmente scoordinato. Un sistema di Customer Relationship Management (CRM) può aiutare in questo senso, mantenendo la struttura organizzativa decentralizzata da un lato e raggruppando il potere comunicativo dell’università dall’altro. (Il cliente va inteso in senso figurato. Si riferisce ai gruppi target interni ed esterni e agli stakeholder del college/università).
Ragioni e vantaggi dei sistemi CRM per le università
- Database di tutta l’università
Un database centrale riduce al minimo i duplicati e consente di limitare i diritti di visualizzazione per determinati gruppi di utenti nel sistema CRM. - Storie di comunicazione
La registrazione dello storico delle comunicazioni nei file aziendali e personali supporta un approccio mirato e personalizzato. La conservazione dello storico delle comunicazioni è particolarmente utile nei processi e nei progetti che coprono lunghi periodi di tempo e che richiedono l’intervento di diverse persone durante il processo. - Integrazione di nuove unità
I sistemi CRM facilitano l’integrazione di ulteriori unità centralizzate o decentralizzate nelle strutture universitarie. - Conformità al GDPR
L’eliminazione dei fogli Excel non protetti e l’introduzione di un luogo di archiviazione sicuro per i dati contribuiscono alla conformità con il Regolamento generale sulla protezione dei dati. - Attualità dei dati
I sistemi CRM assicurano che i dati siano sempre aggiornati, il che costituisce la base per una comunicazione e una pianificazione efficaci. - Integrazione degli ex alunni
La possibilità di integrare gli ex alunni direttamente nel sistema promuove lo sviluppo e il mantenimento di una forte rete di ex studenti. - Connessione di sistemi di terze parti
La connessione a sistemi di terze parti, come i sistemi di gestione delle identità o dei campus, aumenta l’efficienza e il networking all’interno dell’università. - Selezione della diversità
Una varietà combinabile di selezioni permette di creare elenchi di target di alta qualità per misure di comunicazione specifiche. - E-marketing e distribuzione di riviste
La connessione agli strumenti di e-marketing e l’invio di riviste con inserimento automatico nello storico delle comunicazioni ottimizzano il marketing. - Trasparenza e coordinamento
Un sistema CRM promuove la trasparenza all’interno dell’università e consente un coordinamento efficace tra i vari dipartimenti. - Evitare le applicazioni multiple
Centralizzando le misure di comunicazione, si possono evitare i doppioni, il che aumenta l’efficienza e protegge l’immagine dell’università.
Integrazione e gestione dei dati
L’introduzione di un sistema CRM è un passo strategico per superare le numerose sfide che le università moderne devono affrontare. La gestione dei dati è un aspetto fondamentale. In molte università, i dati relativi a studenti, ex alunni, aziende partner e altri stakeholder sono distribuiti in vari sistemi e tabelle. Questo spesso porta a flussi di lavoro inefficienti, incoerenze dei dati e rischi per la sicurezza. I sistemi CRM consolidano queste informazioni in un database centrale, riducono le ridondanze e migliorano la qualità dei dati.
Strategie di comunicazione
Un altro aspetto importante è la comunicazione. Le università comunicano con diversi gruppi target, tra cui studenti potenziali e attuali, ex alunni, aziende e pubblico in generale. Un sistema CRM consente di segmentare questi gruppi target e di personalizzare le strategie di comunicazione per trasmettere messaggi pertinenti. Questo non solo migliora l’efficacia della comunicazione, ma rafforza anche le relazioni con i vari stakeholder.
Maggiore efficienza e pianificazione strategica
I sistemi CRM aiutano anche ad aumentare l’efficienza sostituendo i processi manuali con flussi di lavoro automatizzati. In questo modo il personale si libera dalle attività amministrative di routine e può concentrarsi su compiti più strategici. I sistemi CRM forniscono anche preziosi approfondimenti e analisi che supportano la pianificazione strategica e il processo decisionale.
Conclusione
L’implementazione di un sistema CRM in un’università è molto più di un aggiornamento tecnico: è una decisione strategica che ha un profondo impatto sul modo in cui le università interagiscono con i propri stakeholder. Migliorando la gestione dei dati, ottimizzando le strategie di comunicazione e aumentando l’efficienza, un sistema CRM fornisce una solida base alle università per raggiungere i loro obiettivi in un mondo sempre più connesso e guidato dai dati. Rafforzando le relazioni con gli studenti, gli ex alunni, i partner e il pubblico in generale, le università possono garantire i loro finanziamenti e migliorare continuamente la loro reputazione.
FAQ: Sistemi CRM nelle università
Perché un sistema CRM è un'aggiunta importante al sistema amministrativo di un'università?
Mentre i sistemi di amministrazione universitaria sono essenziali per gestire le operazioni interne e i dati degli studenti, i sistemi CRM colmano una lacuna cruciale nella strategia di comunicazione di un’università. I sistemi di gestione sono generalmente progettati per ottimizzare i processi interni e supportare le attività amministrative. Tuttavia, spesso non forniscono gli strumenti e le funzionalità necessarie per costruire e mantenere relazioni efficaci con gli stakeholder esterni, come gli alumni, i potenziali studenti, i partner e la comunità in generale. I sistemi CRM migliorano le capacità dell’università fornendo una piattaforma specificamente progettata per gestire queste relazioni esterne. Consentono una comunicazione mirata, migliorano il coinvolgimento degli stakeholder e contribuiscono in modo significativo al successo a lungo termine e al miglioramento della reputazione dell’università. Integrando i sistemi amministrativi tradizionali con un sistema CRM, le università possono ottenere una visione olistica dei loro rapporti con tutti gli stakeholder e organizzarli in modo più efficace.
In che modo i sistemi CRM possono contribuire alla conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR)?
I sistemi CRM aiutano le università a soddisfare i requisiti del GDPR offrendo funzioni come il controllo degli accessi, la sicurezza dei dati e la registrazione delle attività di trattamento dei dati. Essi consentono una gestione trasparente dei dati personali e supportano la creazione di processi per la raccolta, l’archiviazione e la cancellazione dei dati in conformità con le normative sulla protezione dei dati. Uno degli aspetti più importanti dell’introduzione dei sistemi CRM è l’eliminazione di una serie di fogli Excel che girano per l’azienda. Questi non solo causano ripetutamente interruzioni della comunicazione perché, ad esempio, è stato utilizzato un file obsoleto per un mailing, ma sono anche un orrore per ogni responsabile della protezione dei dati perché non c’è praticamente traccia di chi ha avuto accesso ai dati e quando, e a chi sono stati inviati questi fogli Excel.
Un sistema CRM può migliorare le relazioni con gli ex alunni?
Sì, decisamente. I sistemi CRM consentono alle università di tenersi in contatto con i propri ex alunni, di informarli sulle novità e sugli eventi e di coinvolgerli nella vita universitaria. Attraverso strategie di comunicazione mirate e funzioni di rete di alumni, i sistemi CRM rafforzano la fedeltà degli ex studenti alla loro alma mater e promuovono l’impegno per tutta la vita.
In che modo l'introduzione di un sistema CRM influisce sulla cultura interna di un'università?
L’introduzione di un sistema CRM può promuovere una cultura della collaborazione e del processo decisionale basato sui dati. Dando a tutti i reparti l’accesso a informazioni e strumenti condivisi, si abbattono i silos e si migliora il coordinamento tra i team. Questo promuove una comprensione condivisa degli obiettivi e delle strategie dell’università e sostiene la cooperazione interculturale.
