Hoy en día, las universidades son mucho más que simples instituciones educativas. Se ven cada vez más como parte integral de la sociedad, lo que conlleva expectativas y tareas complejas. Estos van desde relaciones públicas hasta gestión de exalumnos y servicios profesionales, eventos, tutoría y recaudación de fondos.
A pesar de los objetivos a largo plazo que se fijan en la planificación de los órganos directivos, muchas universidades no están organizadas de forma muy jerárquica en la vida cotidiana y a menudo actúan de forma individual y literalmente sin coordinación. En este caso, un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) puede ayudar, por un lado, manteniendo la estructura organizativa descentralizada y, por otro lado, agrupando el poder de comunicación de la universidad. (El cliente debe entenderse en sentido figurado. Esto se refiere a los grupos objetivo internos y externos y a las partes interesadas del colegio/universidad).
Razones y ventajas de los sistemas CRM para universidades
- Base de datos de toda la universidad
Una base de datos central minimiza los duplicados y permite restricciones de derechos de visualización específicas para ciertos grupos de usuarios en el sistema CRM. - Historias de comunicación
El registro de historiales de comunicación en archivos personales y de la empresa contribuye a un enfoque personalizado y específico. Mantener historiales de comunicación es particularmente útil en procesos y proyectos que cubren largos períodos de tiempo y requieren diferentes contactos a lo largo del proceso. - Integración de nuevas unidades.
Los sistemas CRM facilitan la integración de unidades centrales o descentralizadas adicionales en las estructuras universitarias. - Cumplimiento del RGPD
Eliminar las hojas de cálculo de Excel desprotegidas y establecer una ubicación segura para los datos ayudará a garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos. - Actualidad de los datos
Los sistemas CRM garantizan que los datos se mantengan siempre actualizados, lo que constituye la base para una comunicación y planificación eficaces. - Integración de antiguos alumnos.
La capacidad de integrar a los antiguos alumnos directamente en el sistema promueve la creación y el mantenimiento de una red sólida de antiguos alumnos. - Conexión de sistemas de terceros.
La conexión a sistemas de terceros, como sistemas de gestión de identidades o sistemas de gestión de campus, aumenta la eficiencia y la creación de redes dentro de la universidad. - Diversidad de selección
Una variedad combinable de selecciones permite la creación de listas de objetivos de alta calidad para medidas de comunicación específicas. - Marketing electrónico y distribución de revistas.
La conexión a herramientas de e-marketing y el envío de revistas con entrada automática en el historial de comunicaciones optimizan el marketing. - Transparencia y coordinación
Un sistema CRM promueve la transparencia dentro de la universidad y permite una coordinación efectiva entre los límites de los departamentos. - Evitar múltiples enfoques
Al registrar de forma centralizada las medidas de comunicación se pueden evitar dobles enfoques, lo que aumenta la eficiencia y protege la imagen de la universidad.
Integración y gestión de datos.
La implementación de un sistema CRM es un paso estratégico para abordar los numerosos desafíos que enfrentan las universidades modernas. Un aspecto central es la gestión de datos. En muchas universidades, los datos sobre estudiantes, exalumnos, empresas asociadas y otras partes interesadas se distribuyen en varios sistemas y tablas. Esto a menudo conduce a flujos de trabajo ineficientes, inconsistencias en los datos y riesgos de seguridad. Los sistemas CRM consolidan esta información en una base de datos central, lo que reduce las redundancias y mejora la calidad de los datos.
Estrategias de comunicación
Otro aspecto importante es la comunicación. Las universidades se comunican con una variedad de grupos objetivo, incluidos estudiantes actuales y potenciales, ex alumnos, empresas y el público en general. Un sistema CRM permite segmentar estas audiencias y adaptar las estrategias de comunicación para entregar mensajes relevantes. Esto no sólo mejora la eficacia de la comunicación, sino que también fortalece las relaciones con las distintas partes interesadas.
Mayor eficiencia y planificación estratégica.
Los sistemas CRM también ayudan a aumentar la eficiencia al reemplazar los procesos manuales con procedimientos automatizados. Esto libera al personal de tareas administrativas rutinarias y les permite centrarse en tareas más estratégicas. Los sistemas CRM también brindan información y análisis valiosos que respaldan la planificación estratégica y la toma de decisiones.
Conclusión
Implementar un sistema CRM en una universidad es mucho más que una actualización técnica; es una decisión estratégica que tiene profundas implicaciones para la forma en que las universidades interactúan con sus partes interesadas. Al mejorar la gestión de datos, optimizar las estrategias de comunicación y aumentar la eficiencia, un sistema CRM proporciona una base sólida para que las universidades alcancen sus objetivos en un mundo cada vez más conectado y basado en datos. Al fortalecer las relaciones con estudiantes, ex alumnos, socios y el público en general, las universidades pueden, en última instancia, asegurar su financiación y mejorar continuamente su reputación.
Preguntas frecuentes: sistemas CRM en universidades
¿Por qué un sistema CRM es una adición importante al sistema de administración de una universidad?
Si bien los sistemas de gestión universitaria son esenciales para manejar las operaciones internas y gestionar los datos de los estudiantes, los sistemas CRM llenan un vacío crucial en la estrategia de comunicación de una universidad. Los sistemas de gestión suelen estar diseñados para optimizar los procesos internos y respaldar las tareas administrativas. Sin embargo, a menudo no proporcionan las herramientas y la funcionalidad necesarias para construir y mantener relaciones efectivas con partes interesadas externas, como ex alumnos, estudiantes potenciales, socios y el público en general. Los sistemas CRM amplían las capacidades de la universidad al proporcionar una plataforma diseñada específicamente para gestionar estas relaciones externas. Permiten una comunicación dirigida, mejoran la participación de las partes interesadas y, por lo tanto, contribuyen significativamente al éxito a largo plazo y al aumento de la reputación de la universidad. Al complementar los sistemas de gestión tradicionales con un sistema CRM, las universidades pueden obtener una visión holística de sus relaciones con todas las partes interesadas y hacerlas más efectivas.
¿Cómo pueden los sistemas CRM ayudar a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)?
Los sistemas CRM ayudan a las universidades a cumplir con los requisitos del RGPD al proporcionar funciones como controles de acceso, seguridad de datos y registro de actividades de procesamiento de datos. Permiten una gestión transparente de los datos personales y respaldan el establecimiento de procesos para la recopilación, el almacenamiento y la eliminación de datos de acuerdo con las normas de protección de datos. Uno de los aspectos más importantes de la introducción de sistemas CRM es la eliminación de varias hojas de cálculo de Excel que flotan por la casa. Esto no sólo provoca repetidas interrupciones en la comunicación porque, por ejemplo, se utilizó un archivo obsoleto para un envío de correo, sino que también supone una pesadilla para cualquier responsable de la protección de datos, ya que prácticamente no hay trazabilidad de quién accedió a los datos, cuándo y cuándo. a quién se envió este archivo de Excel. Las tablas se enviaron rápidamente.
¿Puede un sistema CRM mejorar las relaciones con los antiguos alumnos?
Sí, definitivamente. Los sistemas CRM permiten a las universidades mantenerse en contacto con sus antiguos alumnos, informarles sobre noticias y eventos e integrarlos en la vida universitaria. A través de estrategias de comunicación específicas y funciones de red de antiguos alumnos, los sistemas CRM fortalecen la lealtad de los antiguos alumnos a su alma mater y promueven el compromiso de por vida.
¿Cómo afecta la introducción de un sistema CRM a la cultura interna de una universidad?
La implementación de un sistema CRM puede fomentar una cultura de colaboración y toma de decisiones basada en datos. Al brindar a todos los departamentos acceso a información y herramientas compartidas, se eliminan los silos y se mejora la coordinación entre los equipos. Esto promueve una comprensión común de los objetivos y estrategias de la universidad y apoya la colaboración intercultural.
